Zigarettenautomat Befüllen: Anleitung, Tipps und häufige Fehler
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Befüllen eines Zigarettenautomaten. Mit Tipps zur Sortimentsplanung, optimalen Befüllmenge und Vermeidung typischer Fehler.
Zigarettenautomat Karte Team
8 Min Lesezeit
Das Befüllen eines Zigarettenautomaten klingt simpel – Schachteln rein, fertig. In der Praxis gibt es jedoch einige Dinge zu beachten, um Fehler zu vermeiden und den Umsatz zu maximieren. Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihren Automaten optimal befüllen.
Grundlagen: So funktioniert das Befüllen
Aufbau eines typischen Zigarettenautomaten
Ein Standard-Zigarettenautomat hat:
- 12-24 Produktfächer (Spiralen oder Schachtausgabe)
- Kapazität pro Fach: 8-15 Schachteln
- Gesamtkapazität: ca. 150-300 Schachteln
- Geldkassette für Bargeld
- Kartenleser für EC-/Kreditkarten
Wann sollten Sie befüllen?
Faustregel: Befüllen Sie, wenn der Bestand auf 30-40% der Kapazität gefallen ist.
| Automatengröße | Vollbestand | Befüllen bei |
|---|---|---|
| Klein (150 Schachteln) | 150 | ca. 50-60 Schachteln |
| Standard (200 Schachteln) | 200 | ca. 60-80 Schachteln |
| Groß (300 Schachteln) | 300 | ca. 100-120 Schachteln |
Typischer Befüllrhythmus:
- Schwacher Standort: alle 2 Wochen
- Durchschnittlicher Standort: 1x pro Woche
- Guter Standort: 2x pro Woche
- Top-Standort: alle 2-3 Tage
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Vorbereitung
Was Sie brauchen:
- Schlüssel für den Automaten
- Nachfüllware (Zigaretten sortiert)
- Putzlappen für kurze Reinigung
- Notizblock oder Smartphone (für Bestandsnotizen)
- Wechselgeld (falls Kassette voll)
- Taschenlampe (bei schlechter Beleuchtung)
Vor der Fahrt:
- Prüfen Sie den Warenbestand (bei Telemetrie) oder schätzen Sie
- Sortieren Sie die Ware vor (nach Fächern)
- Planen Sie die Route bei mehreren Automaten
Schritt 1: Automaten öffnen
- Umgebung prüfen: Ist es sicher? Beobachtet Sie jemand?
- Schloss öffnen: Hauptschloss vorsichtig entriegeln
- Tür öffnen: Langsam öffnen, auf Hindernisse achten
- Alarm deaktivieren: Falls vorhanden, Code eingeben
Sicherheitstipp: Öffnen Sie den Automaten nie, wenn Ihnen jemand zu nahe kommt oder die Situation unsicher erscheint.
Schritt 2: Bestand prüfen
- Alle Fächer checken: Welche sind leer oder fast leer?
- Bestseller notieren: Welche Marken verkaufen sich am besten?
- Ladenhüter identifizieren: Welche Fächer sind noch voll?
- Defekte erkennen: Klemmt etwas? Sind Spiralen verbogen?
Bestandsprotokoll führen:
| Fach | Produkt | Restbestand | Auffüllen auf |
|---|---|---|---|
| 1 | Marlboro Red | 2 | 12 |
| 2 | L&M Red | 5 | 12 |
| 3 | Lucky Strike | 0 | 12 |
| ... | ... | ... | ... |
Schritt 3: Waren einlegen
Bei Spiralsystemen:
- Schachteln hochkant oder liegend einlegen (je nach System)
- Erste Schachtel bis zur Spirale schieben
- Nächste Schachteln dahinter einreihen
- Nicht zu fest drücken (Spirale kann verklemmen)
Bei Schachtausgabe:
- Schachteln stapeln
- Auf korrekte Ausrichtung achten
- Maximale Füllhöhe beachten
Wichtige Regeln:
✅ Do's:
- Gleiche Marke pro Fach
- Preisschild zum Kunden ausrichten
- Schachteln vorsichtig einlegen
- Kapazität nicht überschreiten
❌ Don'ts:
- Verschiedene Marken mischen
- Beschädigte Schachteln einlegen
- Schachteln quetschen
- Fach überfüllen
Schritt 4: Kasse leeren
- Geldkassette entnehmen
- Bargeld zählen und dokumentieren
- Münzen auf Fremdgegenstände prüfen (Falschgeld, Knöpfe)
- Kassette wieder einsetzen
- Ausreichend Wechselgeld sicherstellen
Tipp: Führen Sie ein Kassenbuch. Notieren Sie Datum, Standort und Betrag.
Schritt 5: Kurzwartung
Bei jeder Befüllung:
- Display säubern
- Frontscheibe reinigen
- Münzeinwurf prüfen (frei?)
- Ausgabefach reinigen
- Beleuchtung checken
Monatlich:
- Innenraum aussaugen
- Geldmechanismus reinigen
- Alle Spiralen auf Funktion testen
- Software-Updates prüfen
Schritt 6: Automaten schließen
- Funktionstest: Einen Testkauf durchführen
- Tür schließen: Sicherstellen, dass sie richtig einrastet
- Schloss verriegeln: Vollständig abschließen
- Alarm aktivieren: Falls vorhanden
Sortimentsplanung: Was gehört in den Automaten?
Die wichtigsten Marken 2025
Top-10-Zigarettenmarken in Deutschland:
| Rang | Marke | Marktanteil | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| 1 | Marlboro | ca. 25% | Pflicht (mehrere Varianten) |
| 2 | L&M | ca. 12% | Pflicht |
| 3 | Lucky Strike | ca. 10% | Pflicht |
| 4 | Pall Mall | ca. 9% | Empfohlen |
| 5 | West | ca. 7% | Empfohlen |
| 6 | Camel | ca. 5% | Optional |
| 7 | JPS | ca. 4% | Optional |
| 8 | Gauloises | ca. 3% | Nach Standort |
| 9 | Winston | ca. 3% | Optional |
| 10 | American Spirit | ca. 2% | Nach Zielgruppe |
Optimale Sortimentsverteilung
Empfehlung für 20-Fach-Automat:
| Kategorie | Fächer | Marken/Produkte |
|---|---|---|
| Marlboro | 4-5 | Red, Gold, Silver, Menthol* |
| L&M | 2-3 | Red, Blue |
| Lucky Strike | 2 | Red, Blue |
| Pall Mall | 2 | Red, Blue |
| West | 2 | Red, Silver |
| Weitere Marken | 3-4 | Camel, JPS, Gauloises |
| Preisgünstig | 2-3 | Eigenmarken, 5€-Segment |
*Menthol je nach Verfügbarkeit
Sortiment nach Standort anpassen
Club/Bar:
- Mehr Premium-Marken (Marlboro, Lucky Strike)
- Jüngere Zielgruppe → trendige Marken
- Weniger Preis-Segment
Wohngebiet:
- Ausgewogenes Sortiment
- Lokale Vorlieben beachten
- Preis-Segment wichtiger
Arbeiterumfeld:
- Mehr Preis-Segment (Pall Mall, L&M)
- Starke Varianten
- Weniger Premium
Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
Fehler 1: Leere Fächer bei Bestsellern
Problem: Marlboro ausverkauft = entgangener Umsatz
Lösung:
- Bestseller-Fächer doppelt anlegen
- Häufiger befüllen
- Telemetrie nutzen für Echtzeitdaten
Fehler 2: Falsche Marke im falschen Fach
Problem: Kunde kauft L&M, bekommt West → Reklamation
Lösung:
- Preisschilder immer aktuell halten
- Beim Befüllen konzentriert arbeiten
- Nach dem Befüllen: Testkauf
Fehler 3: Überfüllte Fächer
Problem: Schachteln klemmen, keine Ausgabe
Lösung:
- Maximale Kapazität beachten
- Lieber öfter kommen als überfüllen
- Spiralen nicht überlasten
Fehler 4: Ladenhüter nicht austauschen
Problem: Unpopuläre Marke blockiert Platz
Lösung:
- Verkaufszahlen tracken
- Nach 4 Wochen ohne Verkauf: Austauschen
- Platz für Bestseller freimachen
Fehler 5: Kassenbuch vernachlässigen
Problem: Keine Übersicht über Umsatz, Probleme mit Finanzamt
Lösung:
- Bei JEDER Leerung dokumentieren
- Datum, Standort, Betrag notieren
- Digital oder auf Papier – aber konsequent
Zeitmanagement: Befüllung effizient gestalten
Zeitaufwand pro Automat
| Aktivität | Dauer |
|---|---|
| Anfahrt (durchschnittlich) | 15-30 Min. |
| Öffnen und Bestandscheck | 2-3 Min. |
| Befüllen | 10-15 Min. |
| Kasse leeren | 3-5 Min. |
| Kurzwartung | 5 Min. |
| Schließen und Test | 2 Min. |
| Gesamt vor Ort | 22-30 Min. |
Tipps für mehr Effizienz
1. Vorsortieren:
- Ware zuhause nach Automaten sortieren
- Kisten beschriften
- Im Auto griffbereit lagern
2. Routen optimieren:
- Automaten geografisch clustern
- Einbahnstraßen und Parkplätze beachten
- Stoßzeiten meiden
3. Checklisten nutzen:
- Standardablauf einhalten
- Nichts vergessen
- Zeit sparen durch Routine
4. Telemetrie einsetzen:
- Nur befüllen, wenn nötig
- Keine unnötigen Fahrten
- Probleme frühzeitig erkennen
Werkzeuge und Hilfsmittel
Empfohlene Ausrüstung
| Ausrüstung | Zweck | Kosten |
|---|---|---|
| Schlüsselbund mit Karabiner | Schlüssel sicher tragen | 5-10 € |
| Handschuhe | Hygiene, Schutz | 10-20 € |
| LED-Taschenlampe | Dunkle Standorte | 15-30 € |
| Mikrofasertücher | Reinigung | 5-10 € |
| Transportbox | Ware organisieren | 20-40 € |
| Smartphone-Halterung | Navigation, Dokumentation | 10-20 € |
Apps für Automatenbetreiber
| App | Nutzen | Kosten |
|---|---|---|
| Google Maps | Routenplanung | Kostenlos |
| Excel/Sheets | Bestandstracking | Kostenlos |
| Notion | Aufgabenverwaltung | Kostenlos |
| Hersteller-App | Telemetrie | Je nach System |
Checkliste: Befüllung komplett
Vor der Fahrt:
- Warenbestand geprüft
- Ware vorsortiert
- Schlüssel dabei
- Route geplant
Am Automaten:
- Sicher geöffnet
- Bestand dokumentiert
- Alle Fächer befüllt
- Bestseller priorisiert
- Kasse geleert und gezählt
- Kassenbuch geführt
- Kurze Reinigung
- Funktionstest
- Sicher verschlossen
Nach der Tour:
- Umsatz dokumentiert
- Nachbestellung geplant
- Auffälligkeiten notiert
Fazit
Das richtige Befüllen eines Zigarettenautomaten ist keine Raketenwissenschaft, aber es gibt einige wichtige Punkte zu beachten:
- Regelmäßig befüllen – leere Fächer kosten Umsatz
- Bestseller priorisieren – Marlboro & Co. nie ausgehen lassen
- Sauber arbeiten – richtige Marke ins richtige Fach
- Dokumentieren – Kassenbuch und Bestandsprotokoll
- Effizient sein – Vorsortieren und Routen optimieren
Mit der richtigen Routine wird das Befüllen schnell zur einfachen Gewohnheit.
Weiterführende Artikel:
- Zigarettenautomat Wartung und Pflege
- Mehrere Automaten effizient managen
- Zigarettenautomat Reparatur: Störungen beheben
Quellen:
- BDTA – Branchenverband
- Herstelleranleitungen (Sielaff, Harting, Azkoyen)